Procédure écrite devant le Tribunal judiciaire: l’introduction de l’instance

La loi n° 2019-222 du 23 mars 2019 de programmation 2018-2022 et de réforme pour la justice a opéré une simplification des modes de saisine, ces derniers étant unifiés devant le Tribunal judiciaire.

Cette unification participe d’un mouvement plus large de rationalisation de la première instance, dont le Tribunal judiciaire — issu de la fusion, au 1^er janvier 2020, du Tribunal de grande instance et du Tribunal d’instance — constitue la pierre angulaire. À une juridiction unifiée devait répondre, en bonne logique, un dispositif d’accès simplifié : la multiplication antérieure des portes d’entrée du procès civil nuisait tant à la lisibilité du droit pour le justiciable qu’à l’efficacité du traitement des affaires par les greffes.

Cette unification des modes de saisine procède de la consécration d’une proposition formulée dans le rapport sur l’amélioration et la simplification de la procédure civile.

Ce rapport, issu d’un groupe de travail dirigé par Frédéric Agostini, Présidente du Tribunal de grande instance de Melun et par Nicolas Molfessis, Professeur de droit, comportait 30 propositions « pour une justice civile de première instance modernisée ».

Au nombre de ces propositions figurait celle appelant à « créer l’acte unique de saisine judiciaire ». Cette proposition repose sur le constat que

• D’une part, « la majorité des réponses aux consultations est favorable à la réduction des cinq modes de saisine des juridictions civiles et propose de ne conserver que l’assignation et la requête. »
• D’autre part, « la variété des modes de saisine existant pour une même juridiction est un facteur de complication des méthodes de travail alors que le numérique offre d’importantes perspectives de standardisation et devrait permettre de limiter les tâches répétitives. »

Aussi, le groupe de travail considère-t-il que « la transformation numérique impose de sortir des schémas actuels du code de procédure civile ».

Le vœu formulé par ce dernier a manifestement été exhaussé par le législateur puisque la loi du 23 mars 2019 a non seulement simplifié les modes de saisine, mais encore, tout en supprimant la déclaration au greffe et la présentation volontaire des parties comme mode de saisine, elle a conféré à l’assignation une nouvelle fonction : celle de convocation du défendeur en matière contentieuse. Pour le comprendre, revenons à la fonction générale des actes introductifs d’instance.

La formulation d’une demande en justice suppose, pour le plaideur qui est à l’initiative du procès, d’accomplir ce que l’on appelle un acte introductif d’instance, lequel consiste à soumettre au juge des prétentions (art. 53 CPC).

En matière contentieuse, selon l’article 54 du Code de procédure civile, cet acte peut prendre plusieurs formes au nombre desquelles figurent :

• L’assignation
• La requête
• La requête conjointe

Il importe, à ce stade, de dissiper une confusion fréquente : l’accomplissement d’un acte introductif d’instance n’emporte pas, à lui seul, saisine de la juridiction. Les deux opérations, quoique procéduralement liées, demeurent distinctes — l’acte introductif noue le débat entre les parties, l’enrôlement porte l’affaire à la connaissance de la juridiction.

En effet, pour saisir le juge, il convient de procéder à l’enrôlement de l’affaire, ce qui, par suite, donnera lieu à la constitution d’un dossier par le greffe. Dans le même temps, et plus précisément dans un délai de 15 jours à compter de la délivrance de l’assignation, il appartient, au défendeur, en procédure écrite, de constituer avocat.

I) L’acte introductif d’instance

S’agissant de la procédure devant le Tribunal judiciaire, l’article 750 du CPC prévoit, à l’instar de l’article 54, que la demande en justice est formée :

• Soit par assignation
• Soit par requête lorsque le montant de la demande n’excède pas 5 000 euros en procédure orale ordinaire ou dans certaines matières fixées par la loi ou le règlement.
• Soit, dans tous les cas, par une requête conjointe.

L’économie générale de ce texte mérite d’être soulignée. Le législateur consacre, en réalité, un principe et deux tempéraments : l’assignation constitue le mode de saisine de droit commun, ouvert sans condition de montant ni de matière ; la requête unilatérale n’est admise qu’à titre dérogatoire, dans les limites étroites des petits litiges et des matières spécialement désignées ; la requête conjointe demeure, quant à elle, ouverte en toute hypothèse, parce qu’elle suppose un accord des parties qui prévient tout grief tiré de l’atteinte au contradictoire. Examinons successivement ces trois actes.

A) L’assignation

1) Notion

Elle est définie à l’article 55 du CPC comme « l’acte d’huissier de justice par lequel le demandeur cite son adversaire à comparaître devant le juge. »

L’assignation consiste, autrement dit, en une citation à comparaître par-devant la juridiction saisie, notifiée à la partie adverse afin qu’elle prenne connaissance des prétentions du demandeur et qu’elles puissent, dans le cadre d’un débat contradictoire, fournir des explications.

Cette définition appelle une double observation. D’une part, l’assignation est tout entière tournée vers la garantie du contradictoire : avant même que le juge ne soit saisi, le défendeur est mis en mesure de connaître la cause et l’objet de la demande, et de préparer sa défense. D’autre part, l’assignation se distingue de la requête unilatérale par son destinataire : là où la requête est adressée au juge à l’insu de l’adversaire, l’assignation est, par essence, un acte porté à la connaissance de la partie adverse.

L’assignation présente cette particularité de devoir être notifiée au moyen d’un exploit d’huissier.

Ainsi, doit-elle être adressée, non pas au juge, mais à la partie mise en cause qui, par cet acte, est informée qu’un procès lui est intenté, en conséquence de quoi elle est invitée à se défendre. La signification par exploit n’est pas une simple formalité probatoire : elle constitue la garantie même que le défendeur a été régulièrement appelé, condition sans laquelle aucun jugement ne saurait être valablement rendu à son encontre.

2) Formalisme

Dans le cadre de la procédure écrite par-devant le Tribunal judiciaire, l’assignation doit comporter, à peine de nullité, un certain nombre de mentions énoncées par le Code de procédure reproduites dans le tableau ci-dessous.

a) La nature de la nullité encourue

Encore convient-il de préciser la portée de la sanction. Les mentions prescrites par l’article 56 du CPC le sont à peine de nullité pour vice de forme, au sens des articles 112 et suivants du CPC, et non pour irrégularité de fond. Il en résulte deux conséquences décisives, qui commandent l’ensemble du régime de la sanction.

• D’une part, la nullité ne peut être prononcée que si la partie qui l’invoque justifie d’un grief : c’est l’application de l’adage pas de nullité sans grief, consacré à l’article 114, alinéa 2, du CPC. L’irrégularité formelle ne suffit donc pas ; encore faut-il que l’omission ou l’inexactitude ait porté atteinte aux intérêts du défendeur, en l’empêchant, par exemple, d’identifier la juridiction saisie ou de préparer utilement sa défense.
• D’autre part, le vice de forme est susceptible de régularisation : aux termes de l’article 115 du CPC, la nullité est couverte par la régularisation ultérieure de l’acte si aucune forclusion n’est intervenue et si la régularisation ne laisse subsister aucun grief. La sanction n’a ainsi rien d’automatique ni d’irrémédiable.

3) Prise de date d’audience

Nouveauté de la réforme introduite par la loi n°2019-222 du 23 mars 2019 de programmation 2018-2022 et de réforme pour la justice, l’assignation par-devant le Tribunal judiciaire doit comporter une date d’audience, ce qui n’était pas le cas lorsqu’il s’agissait de saisir le Tribunal de grande instance.

Ainsi, désormais l’assignation n’est pas seulement un acte introductif d’instance, elle est également un acte de convocation du défendeur. Cette double nature constitue l’apport le plus marquant de la réforme : l’assignation cumule la fonction traditionnelle de citation entre parties et une fonction nouvelle, naguère dévolue au greffe, de fixation et de communication de la date à laquelle l’affaire sera appelée.

Le nouvel article 56 du Code de procédure civile prévoit en ce sens que « l’assignation contient à peine de nullité […] les lieu, jour et heure de l’audience à laquelle l’affaire sera appelée ».

Cette nouvelle fonction remplie par l’assignation répond à la proposition formulée dans le rapport sur l’amélioration et la simplification de la procédure civile.

Le Groupe de travail à l’origine de ce rapport justifie cette nouveauté en soutenant que « le défendeur doit être rapidement et complètement informé de la nature et de l’objet de l’instance introduite à son encontre, des pièces produites, de la date à laquelle l’affaire sera appelée devant le juge, des droits qui sont les siens ainsi que des obligations qui lui incombent. »

Celui-ci ajoute que « simple et gratuite pour le justiciable, l’envoi des convocations aux parties et à leurs conseils représente une tâche lourde pour le greffe et une part non négligeable du budget des juridictions et ce en dépit des allégements apportés par le décret du 11 mars 2015 dont les dispositions n’ont pas porté tous leurs effets. À l’inverse, si le recours à la convocation des parties constitue pour les juridictions un outil qui facilite la gestion des audiences, ce dispositif n’offre que peu de prévisibilité et de souplesse d’agenda aux justiciables et à leurs conseils ».

Pour y remédier, le Groupe de travail a donc préconisé que l’information du défendeur soit désormais effectuée, en priorité, par acte d’huissier de justice, en lieu et place de la convocation par le greffe.

Cette modalité de convocation présente plusieurs avantages :

• Tout d’abord, ce mode garantit le respect du contradictoire par la délivrance concomitante de l’acte de saisine et des pièces qui viennent à l’appui des demandes, assurant ainsi l’efficacité des échanges en vue de la première audience.
• Ensuite, le recours à l’acte d’huissier permet au greffier, déchargé des tâches de convocations et de classement des avis de réception, de réinvestir le rôle statutaire qui est le sien d’assistant du magistrat et de garant de la procédure.
• Enfin, cela permet pour les avocats et les justiciables, de connaître dès l’introduction de leur demande la date d’audience qui correspond à une audience de plaidoiries s’il s’agit d’une procédure orale, ou à une audience d’orientation s’il s’agit d’une procédure écrite ordinaire.

Manifestement, le Groupe de travail a été entendu sur ce point par le législateur.

L’article 751 du Code de procédure civile prévoit, en effet, que « la demande formée par assignation est portée à une audience dont la date est communiquée par le greffe au demandeur sur présentation du projet d’assignation. »

Il ressort de cette disposition que le demandeur doit ainsi obtenir par l’entremise de son avocat ou d’un huissier.

Cette demande de prise de date est subordonnée à la production d’un projet d’assignation, l’objectif recherché par le législateur étant de permettre au greffe de désigner la chambre compétente.

a) Le mécanisme de la prise de date, étape par étape

La nouvelle articulation des opérations préalables à l’audience peut, pour la clarté de l’exposé, être décomposée en quatre temps successifs :

• Premier temps — le demandeur, par l’intermédiaire de son avocat, établit un projet d’assignation, c’est-à-dire un acte non encore signifié comportant l’ensemble des mentions requises à l’exception de la date d’audience.
• Deuxième temps — ce projet est présenté au greffe, lequel, au vu de l’objet du litige, communique au demandeur la date à laquelle l’affaire sera appelée et détermine, par là même, la chambre à laquelle elle sera distribuée.
• Troisième temps — le demandeur reporte dans le corps de l’acte « les lieu, jour et heure de l’audience », parachevant ainsi l’assignation.
• Quatrième temps — l’assignation, désormais complète, est signifiée au défendeur par exploit, puis enrôlée auprès du greffe pour saisine effective de la juridiction.

S’agissant des modalités d’application de la règle, le texte renvoie à un arrêté du garde des sceaux qui, à ce jour, n’a pas encore été publié.

À réception de la date d’audience il appartiendra alors au demandeur la mentionner dans le corps de l’assignation « les lieu, jour et heure de l’audience à laquelle l’affaire sera appelée » pour signification de l’acte par exploit d’huissier.

Inséré dans la partie consacrée aux dispositions communes au Tribunal judiciaire, l’article 751 concerne toutes les procédures susceptibles d’être mises en œuvre devant cette juridiction, qu’il s’agisse de procédures écrites ou orales, peu importe qu’elles soient avec ou sans représentation obligatoire.

Cette exigence de prise de date n’intéresse, cependant, que l’introduction de l’instance par voie d’assignation. L’article 751 n’est pas applicable à la procédure sur requête ou lorsque l’instance est introduite au moyen d’une requête conjointe.

La raison de cette limitation se comprend aisément : la prise de date a pour fonction première de garantir au défendeur la connaissance anticipée de la date d’audience. Or, dans la procédure sur requête unilatérale, le défendeur n’est pas, par hypothèse, partie à l’acte introductif ; dans la requête conjointe, les parties saisissent ensemble le juge et n’ont, dès lors, nul besoin d’être réciproquement convoquées. La fonction de convocation perd, dans ces deux hypothèses, sa raison d’être.

B) La requête

1) Notion

La requête est définie à l’article 57 du CPC comme l’acte par lequel le demandeur saisit la juridiction sans que son adversaire en ait été préalablement informé.

À la différence de l’assignation, la requête est donc adressée, non pas à la partie adverse, mais à la juridiction auprès de laquelle est formulée la demande en justice.

Reste qu’elle produit le même effet, en ce qu’elle est un acte introductif d’instance.

2) Formalisme

À l’instar de l’assignation, la requête doit comporter un certain nombre de mentions prescrites à peine de nullité par le Code de procédure civile.

3) Recevabilité de la requête

• Principe
  • L’article 750, al. 2^e du CPC prévoit que, outre l’assignation, la demande en justice peut être formée par voie de « requête lorsque le montant de la demande n’excède pas 5 000 euros en procédure orale ordinaire ou dans certaines matières fixées par la loi ou le règlement. »
  • Il ressort de cette disposition que la saisine du Tribunal judiciaire par voie de requête est limitée aux seules demandes dont le montant n’excède pas 5.000 euros, soit aux petits litiges.
  • Lorsque le montant de la demande excède ce seuil, l’instance ne peut être introduite qu’au moyen d’une assignation ou d’une requête conjointe.
  • Manifestement, en matière de procédure écrite, l’instance ne pourra pas être introduite par voie de requête dans la mesure où cette procédure n’est, par principe, applicable que pour les demandes dont le montant est supérieur à 10.000 euros.

• Exceptions
  • Par exception, l’instance pourra être introduite par voie de requête sans considération du montant de la demande dans deux cas :
    • Soit lorsqu’elle porte sur une matière relevant de la compétence exclusive du Tribunal judiciaire
    • Soit lorsque la loi prévoit expressément que le juge est saisi par requête, conformément, par exemple, à l’article 845, al. 2 du CPC

Il importe, à cet égard, de souligner l’articulation des seuils, source classique de confusion. Le seuil de 5 000 euros gouverne l’accès à la requête comme mode de saisine en procédure orale ; le seuil de 10 000 euros gouverne, quant à lui, la frontière entre procédure orale et procédure écrite. Il s’ensuit que, dès lors que la demande excède 10 000 euros et relève par là même de la procédure écrite avec représentation obligatoire, la requête est, par construction, exclue comme acte introductif : seules subsistent l’assignation et la requête conjointe. La requête unilatérale demeure, en cette matière, l’apanage des petits litiges et des cas où un texte spécial l’impose.

C) La requête conjointe

1) Notion

L’article 57 du CPC définit la requête conjointe comme l’acte commun par lequel les parties soumettent au juge « leurs prétentions respectives, les points sur lesquels elles sont en désaccord ainsi que leurs moyens respectifs. »

Le recours à cette variété d’acte introductif d’instance n’est envisageable que lorsque les parties sont enclines à collaborer. Reste qu’il suffit que l’accord se limite à la saisine du juge et aux termes du litige.

La requête conjointe occupe ainsi une position singulière au sein des actes introductifs : elle suppose un désaccord sur le fond — sans quoi nul procès ne se concevrait — mais un accord sur la procédure. Les parties demeurent adversaires quant à leurs prétentions, mais s’entendent pour porter ensemble leur différend à la connaissance du juge. C’est précisément cet accord procédural qui justifie qu’elle échappe, comme on l’a vu, à l’exigence de prise de date : aucune partie n’ayant à être convoquée à l’encontre de l’autre, la fonction de citation disparaît.

Cet acte se rencontre notamment en matière de procédure de divorce lorsque les époux entendent divorcer par consentement mutuel ou pour acceptation du principe de la rupture.

2) Formalisme

Le Code de procédure civile prescrit, à peine de nullité, un certain nombre de mentions qui doivent figurer sur la requête conjointe.

II) La constitution d’avocat du défendeur

Une fois l’instance introduite, le procès ne peut se nouer utilement que si chaque partie est mise en mesure de comparaître par le ministère d’un avocat. La constitution d’avocat constitue, en procédure écrite, la première diligence attendue du défendeur et conditionne l’ensemble de la suite des opérations. Aussi convient-il d’en examiner successivement l’obligation, le délai, la sanction et le formalisme.

A) L’obligation de constitution

L’article 760 du Code de procédure civile dispose que « les parties sont, sauf disposition contraire, tenues de constituer avocat devant le tribunal judiciaire. »

L’article 763 précise que « lorsque la représentation par avocat est obligatoire, le défendeur est tenu de constituer avocat dans le délai de quinze jours, à compter de l’assignation. »

Le texte précise toutefois que « si l’assignation lui est délivrée dans un délai inférieur ou égal à quinze jours avant la date de l’audience, il peut constituer avocat jusqu’à l’audience. »

Par ailleurs, en application de l’article 760, al. 2^e, « la constitution de l’avocat emporte élection de domicile », ce qui signifie que tous les actes de procédure dont le défendeur est destinataire devront être adressés à son avocat et non lui être communiqués à son adresse personnelle.

Cette élection de domicile produit un effet processuel majeur : à compter de la constitution, c’est au cabinet de l’avocat — et à lui seul — que les notifications doivent être valablement faites, en particulier par la voie du Réseau privé virtuel des avocats. Une notification adressée directement au défendeur, et non à son conseil constitué, serait dépourvue d’effet et ne ferait courir aucun délai.

Lorsque la représentation est obligatoire, ce qui est le cas en matière de procédure écrite devant le Tribunal judiciaire, ne peuvent se constituer que les avocats inscrits au barreau du ressort de la Cour d’appel compétente.

Dans certains cas (procédures de saisie immobilière, partage et de licitation, en matière d’aide juridictionnelle etc.), seuls les avocats inscrits au Barreau relevant du Tribunal judiciaire sont autorisés à se constituer.

Cette distinction tient à la règle de la postulation : si l’avocat plaide librement sur l’ensemble du territoire national, son monopole de représentation — c’est-à-dire son pouvoir d’accomplir les actes de la procédure — demeure, pour les matières précitées, cantonné au ressort du tribunal devant lequel il exerce. La méconnaissance de cette règle expose la partie à voir les actes accomplis par un avocat non habilité privés d’effet.

B) Le délai de constitution

• Principe
  • Le défendeur dispose d’un délai de 15 jours pour constituer avocat à compter de la délivrance de l’assignation.
  • Ce délai est calculé selon les règles de computation des délais énoncées aux articles 640 et suivants du CPC.

• Exceptions
  • Si l’assignation est délivrée au défendeur dans un délai inférieur ou égal à quinze jours avant la date de l’audience, il peut constituer avocat jusqu’à l’audience.
  • Lorsque le défendeur réside dans les DOM-TOM ou à l’étranger le délai de constitution d’avocat est d’augmenter d’un ou deux mois selon la situation (art. 643 et 644 CPC)
  • Lorsque l’assignation n’a pas été délivrée à personne, l’article 471 du CPC prévoit que « le défendeur qui ne comparaît pas peut, à l’initiative du demandeur ou sur décision prise d’office par le juge, être à nouveau invité à comparaître si la citation n’a pas été délivrée à personne. »

En définitive, il s’évince de l’article 803 al. 1^er du CPC que le délai butoir de constitution d’avocat c’est la clôture de l’instruction de l’affaire.

Cette disposition prévoit en ce sens que « l’ordonnance de clôture ne peut être révoquée que s’il se révèle une cause grave depuis qu’elle a été rendue ; la constitution d’avocat postérieurement à la clôture ne constitue pas, en soi, une cause de révocation. »

Reste que la constitution tardive d’avocat devra être justifiée par un motif grave souverainement apprécié par le Juge de la mise en état.

Il convient ainsi de distinguer deux délais de nature radicalement différente. Le délai de quinze jours de l’article 763 n’est pas prescrit à peine d’irrecevabilité : sa méconnaissance n’interdit pas au défendeur de constituer avocat plus tard, tant que l’instruction demeure ouverte. En revanche, l’ordonnance de clôture marque un véritable couperet procédural : passé ce stade, la constitution n’est plus recevable, sauf révocation de l’ordonnance pour cause grave. Le défendeur retardataire n’encourt donc pas tant une forclusion qu’un risque : celui de voir l’affaire jugée sur les seuls éléments produits par son adversaire.

C) La sanction du défaut de constitution

Le défaut de constitution d’avocat emporte des conséquences très graves pour le défendeur puisque cette situation s’apparente à un défaut de comparution.

Or aux termes de l’article 472 du CPC « si le défendeur ne comparaît pas, il est néanmoins statué sur le fond. »

Il faut bien mesurer la rigueur de cette règle : l’absence du défendeur ne paralyse pas le cours de la justice et ne vaut, en aucune manière, reconnaissance des prétentions adverses. Le juge ne saurait condamner le défendeur défaillant par cela seul qu’il ne comparaît pas ; il demeure tenu de vérifier que la demande est « régulière, recevable et bien fondée » au regard des seuls éléments dont il dispose. Le défaut de comparution n’emporte donc pas aveu, mais prive le défendeur de toute occasion de contredire.

La conséquence en est, selon l’article 54 que « faute pour le défendeur de comparaître, il s’expose à ce qu’un jugement soit rendu contre lui sur les seuls éléments fournis par son adversaire ».

Dans cette hypothèse deux possibilités :

• Soit le jugement est rendu par défaut si la décision est en dernier ressort et si la citation n’a pas été délivrée à personne.
• Soit le jugement est réputé contradictoire lorsque la décision est susceptible d’appel ou lorsque la citation a été délivrée à la personne du défendeur.

La distinction n’est pas purement théorique : elle commande les voies de recours ouvertes. Le jugement rendu par défaut est susceptible d’opposition, voie de recours de rétractation qui permet au défendeur défaillant de faire rejuger l’affaire par la juridiction qui a statué. Le jugement réputé contradictoire, à l’inverse, n’ouvre pas l’opposition : le défendeur, considéré comme ayant eu connaissance effective du procès — soit parce que la citation lui a été remise en personne, soit parce que la décision est en premier ressort et donc susceptible d’appel —, ne dispose que de la voie de l’appel. La qualification du jugement détermine ainsi, en aval, l’étendue des garanties processuelles du plaideur défaillant.

D) Le formalisme de la constitution

• Contenu de l’acte de constitution
  • L’article 765 du CPC prévoit que l’acte de constitution d’avocat indique
    • Si le défendeur est une personne physique, ses nom, prénoms, profession, domicile, nationalité, date et lieu de naissance.
    • Si le défendeur est une personne morale, sa forme, sa dénomination, son siège social et l’organe qui le représente légalement.
  • L’article 764, al. 2^e ajoute que « l’acte comporte, le cas échéant, l’accord du défendeur pour que la procédure se déroule sans audience en application de l’article L. 212-5-1 du code de l’organisation judiciaire. »

Cette dernière précision mérite l’attention : la procédure sans audience, consacrée à l’article L. 212-5-1 du Code de l’organisation judiciaire, permet, lorsque les parties y consentent expressément, que l’affaire soit jugée sur le seul fondement des écritures et pièces échangées, sans débat oral. L’acte de constitution constitue ainsi le support naturel par lequel le défendeur peut, dès l’origine, manifester son accord à cette modalité dématérialisée de jugement — illustration de la rationalisation poursuivie par la réforme de 2019.

• Notification de la constitution
  • L’article 765 du CPC prévoit que la constitution de l’avocat par le défendeur ou par toute personne qui devient partie en cours d’instance est dénoncée aux autres parties par notification entre avocats.
  • En application de l’article 764 précise qu’une copie de l’acte de constitution doit être remise au greffe.
  • L’article 767 précise que la remise au greffe de la copie de l’acte de constitution et des conclusions est faite soit dès leur notification, soit si celle-ci est antérieure à la saisine du tribunal, avec la remise de la copie de l’assignation.
  • En outre, cette dénonciation doit s’opérer soit par voie de RPVA soit en requérant les services des huissiers audienciers
  • En application de l’article 769 du CPC la remise au greffe de l’acte de constitution est constatée par la mention de la date de remise et le visa du greffier sur la copie ainsi que sur l’original, qui est immédiatement restitué.

• Notification du greffe aux avocats constitués
  • L’article 773 du CPC prévoit qu’il appartient au greffe d’aviser aussitôt les avocats dont la constitution lui est connue du numéro d’inscription au répertoire général, des jour et heure fixés par le président du tribunal pour l’appel de l’affaire et de la chambre à laquelle celle-ci est distribuée.
  • Cet avis est donné aux avocats dont la constitution n’est pas encore connue, dès la remise au greffe de la copie de l’acte de constitution.

Ainsi se referme la première phase de la procédure écrite : l’acte introductif a noué l’instance, l’enrôlement a saisi la juridiction, la constitution du défendeur a établi le lien processuel entre les parties, et l’avis du greffe a fixé le cadre — chambre, date, numéro de rôle — dans lequel l’instruction de l’affaire va désormais se dérouler.

III) L’enrôlement de l’affaire

Bien que l’acte de constitution d’avocat doive être remis au greffe, il n’a pas pour effet de saisir le Tribunal.

Il ressort des articles 754 et 756 du CPC que cette saisine ne s’opère qu’à la condition que l’acte introductif d’instance accompli par les parties (assignation, requête ou requête conjointe) fasse l’objet d’un « placement » ou, dit autrement, d’un « enrôlement ».

Ces expressions sont synonymes : elles désignent ce que l’on appelle la mise au rôle de l’affaire. Par rôle, il faut entendre le registre tenu par le secrétariat du greffe du Tribunal qui recense toutes les affaires dont il est saisi, soit celles sur lesquels il doit statuer.

Il importe, à cet égard, de bien marquer la différence des fonctions. La signification poursuit une finalité de contradiction : elle porte la prétention à la connaissance de celui contre lequel elle est dirigée et fait courir, à son égard, le délai de comparution. L’enrôlement poursuit, quant à lui, une finalité institutionnelle : il opère la saisine, c’est-à-dire l’investiture juridictionnelle du tribunal, lequel ne peut connaître que des affaires régulièrement portées sur son rôle. Une assignation peut donc avoir été parfaitement signifiée sans que le juge en soit pour autant saisi, faute de placement — d’où l’importance pratique de la formalité, dont la méconnaissance est lourdement sanctionnée.

Cette exigence de placement d’enrôlement de l’acte introductif d’instance a été généralisée pour toutes les juridictions, de sorte que les principes applicables sont les mêmes, tant devant le Tribunal judiciaire, que devant le Tribunal de commerce.

À cet égard, la saisine proprement dite de la juridiction comporte trois étapes qu’il convient de distinguer

• Le placement de l’acte introductif d’instance
• L’enregistrement de l’affaire au répertoire général
• La constitution et le suivi du dossier

Ces trois opérations s’enchaînent dans un ordre logique : le placement déclenche la saisine, l’enregistrement au répertoire général lui confère une date et un numéro de référence, et la constitution du dossier en assure le support matériel jusqu’au prononcé de la décision. Les développements qui suivent les examinent successivement.

A) Le placement de l’acte introductif d’instance

Le régime du placement varie selon l’acte introductif considéré. Trois hypothèses doivent être distinguées, qui obéissent à des logiques propres : le placement de l’assignation, soumis à un délai à peine de caducité ; le placement de la requête, qui s’inscrit dans une procédure non contradictoire ; et le placement de la requête conjointe, expression de l’accord des parties pour porter d’emblée leur différend devant le juge.

1) Le placement de l’assignation

a) La remise de l’assignation au greffe

L’article 754 du CPC dispose, en effet, que le tribunal est saisi, à la diligence de l’une ou l’autre partie, par la remise au greffe d’une copie de l’assignation.

C’est donc le dépôt de l’assignation au greffe du Tribunal judiciaire qui va opérer la saisine et non sa signification à la partie adverse.

Deux enseignements se dégagent de cette règle. D’une part, la saisine appartient à la diligence de l’une ou l’autre partie : si, en pratique, c’est le demandeur qui place l’assignation qu’il a fait signifier, le défendeur a tout intérêt à pouvoir le faire lui-même lorsque le demandeur tarde, ne serait-ce que pour provoquer le jugement et mettre un terme à l’incertitude. D’autre part, ce n’est pas l’original signifié mais une copie de l’acte qui est remise au greffe, l’original étant immédiatement restitué à son déposant après visa.

À cet égard, l’article 769 du CPC précise que « la remise au greffe de la copie d’un acte de procédure ou d’une pièce est constatée par la mention de la date de remise et le visa du greffier sur la copie ainsi que sur l’original, qui est immédiatement restitué. »

Cette formalité de visa n’est pas une simple précaution administrative : elle confère date certaine à la remise. Or, comme on va le voir, c’est précisément la date de placement qui détermine le respect — ou la méconnaissance — du délai d’enrôlement. La mention apposée par le greffier vaut ainsi preuve de la saisine et fixe le point d’appréciation de la caducité éventuelle.

b) Le délai

i) 1 Principe

α) Droit antérieur

L’article 754 du CPC, modifié par le décret n°2020-1452 du 27 novembre 2020, disposait dans son ancienne rédaction que « sous réserve que la date de l’audience soit communiquée plus de quinze jours à l’avance, la remise doit être effectuée au moins quinze jours avant cette date ».

L’alinéa 2 précisait que « lorsque la date de l’audience est communiquée par voie électronique, la remise doit être faite dans le délai de deux mois à compter de cette communication. »

Il ressortait de la combinaison de ces deux dispositions que pour déterminer le délai d’enrôlement de l’assignation, il y avait lieu de distinguer selon que la date d’audience est ou non communiquée par voie électronique.

La date d’audience n’était pas communiquée par voie électronique

Il s’agit de l’hypothèse où les actes de procédures ne sont pas communiqués par voie électronique (RPVA).

Tel est le cas, par exemple, en matière de procédure orale ou de procédure à jour fixe, la voie électronique ne s’imposant, conformément à l’article 850 du CPC, qu’en matière de procédure écrite.

Cette disposition prévoit, en effet, que « à peine d’irrecevabilité relevée d’office, en matière de procédure écrite ordinaire et de procédure à jour fixe, les actes de procédure à l’exception de la requête mentionnée à l’article 840 sont remis à la juridiction par voie électronique. »

Dans cette hypothèse, il convenait donc de distinguer deux situations :

• La date d’audience est communiquée plus de 15 jours avant l’audience
  • Le délai d’enrôlement de l’assignation devait être alors porté à 15 jours

• La date d’audience est communiquée moins de 15 jours avant l’audience
  • L’assignation devait être enrôlée avant l’audience sans condition de délai

La date d’audience était communiquée par voie électronique

Il s’agit donc de l’hypothèse où la date d’audience est communiquée par voie de RPVA ce qui, en application de l’article 850 du CPC, intéresse :

• (1) La procédure écrite ordinaire
• (2) La procédure à jour fixe

L’article 754 du CPC prévoyait que pour ces procédures, l’enrôlement de l’assignation doit intervenir « dans le délai de deux mois à compter de cette communication. »

Ainsi, lorsque la communication de la date d’audience était effectuée par voie électronique, le demandeur devait procéder à la remise de son assignation au greffe dans un délai de deux mois à compter de la communication de la date d’audience.

Le délai de placement de l’assignation était censé être adapté à ce nouveau mode de communication de la date de première audience.

Ce système n’a finalement pas été retenu lors de la nouvelle réforme intervenue un an plus tard. La coexistence de deux régimes de délai — quinze jours dans un cas, deux mois dans l’autre — selon le seul canal de communication de la date d’audience s’était révélée source de confusion et de placements tardifs, le praticien devant au préalable qualifier le mode de communication avant de calculer son délai. Le pouvoir réglementaire a entendu, l’année suivante, revenir à un critère unique et objectif.

β) Droit positif

L’article 754 du CPC, modifié par le décret n° 2021-1322 du 11 octobre 2021, dispose désormais en son alinéa 2 que « sous réserve que la date de l’audience soit communiquée plus de quinze jours à l’avance, la remise doit être effectuée au moins quinze jours avant cette date. »

Il ressort de cette disposition que pour déterminer le délai d’enrôlement de l’assignation, il y a lieu de distinguer selon que la date d’audience est ou non communiquée 15 jours avant la tenue de l’audience

• La date d’audience est communiquée plus de 15 jours avant la tenue de l’audience
  • Dans cette hypothèse, l’assignation doit être enrôlée au plus tard 15 jours avant l’audience

• La date d’audience est communiquée moins de 15 jours avant la tenue de l’audience
  • Dans cette hypothèse, l’assignation doit être enrôlée avant l’audience sans condition de délai

Le critère retenu n’est donc plus le mode de communication de la date d’audience — électronique ou non — mais le délai séparant cette communication de l’audience elle-même. La logique en est aisément perceptible : lorsque le demandeur dispose d’un délai confortable (plus de quinze jours), il est légitime d’exiger qu’il place son acte en temps utile pour que le défendeur et la juridiction puissent préparer l’audience ; lorsque, au contraire, la date est fixée à très brève échéance, exiger un placement quinze jours à l’avance reviendrait à rendre la saisine impossible, de sorte que seule subsiste l’obligation d’enrôler avant l’audience.

Le décret n° 2021-1322 du 11 octobre 2021 a ainsi mis fin au système antérieur qui supposait de déterminer si la date d’audience avait ou non été communiquée par voie électronique.

ii) Exception

L’article 755 prévoit que dans les cas d’urgence ou de dates d’audience très rapprochées, les délais de comparution des parties ou de remise de l’assignation peuvent être réduits sur autorisation du juge.

Cette exception se comprend aisément : le délai d’enrôlement n’a de sens que pour ménager le temps de préparation de l’audience ; lorsque l’urgence commande au contraire une réponse juridictionnelle immédiate, ce délai devient un obstacle qu’il faut pouvoir lever. L’autorisation du juge — et non la seule diligence des parties — est requise, car la réduction des délais affecte les droits de la défense ; elle est donc placée sous le contrôle du magistrat.

Cette urgence sera notamment caractérisée pour les actions en référé dont la recevabilité est, pour certaines, subordonnée à la caractérisation d’un cas d’urgence (V. en ce sens l’art. 834 CPC)

Au total, le dispositif mis en place par le décret du 27 novembre 2020 permet de clarifier l’ancienne règle posée par l’ancien décret du 11 décembre 2019 et d’éviter les placements tardifs, et de récupérer une date d’audience inutilisée pour l’attribuer à une nouvelle affaire.

En procédure écrite, il convient surtout de retenir que le délai d’enrôlement est, par principe de deux mois, et par exception, il peut être réduit à 15 jours, voire à moins de 15 jours en cas d’urgence.

c) La sanction

L’article 754 prévoit que le non-respect du délai d’enrôlement est sanctionné par la caducité de l’assignation, soit son anéantissement rétroactif, lequel provoque la nullité de tous les actes subséquents.

Il importe de ne pas confondre la caducité avec deux notions voisines. À la différence de la nullité, qui sanctionne un vice affectant l’acte au moment de sa formation (irrégularité de fond ou de forme), la caducité procède d’une carence postérieure — le défaut de placement — qui prive d’effet un acte initialement régulier. Et à la différence de la péremption d’instance, qui sanctionne l’inertie des parties pendant deux ans alors même que l’instance est nouée, la caducité de l’assignation intervient en amont, avant que la juridiction n’ait été saisie.

Cette disposition précise que la caducité de l’assignation est « constatée d’office par ordonnance du juge »

À défaut, le non-respect du délai d’enrôlement peut être soulevé par requête présentée au président ou au juge en charge de l’affaire en vue de faire constater la caducité. Celui-ci ne dispose alors d’aucun pouvoir d’appréciation.

Ce caractère lié de la sanction mérite d’être souligné : le juge ne prononce pas la caducité, il la constate. Dès lors que le délai a été méconnu, la caducité est acquise de plein droit, sans que le magistrat puisse en moduler les effets ni tenir compte des circonstances de la cause. La décision est purement déclarative.

En tout état de cause, lorsque la caducité est acquise, elle a pour effet de mettre un terme à l’instance.

Surtout, la caducité de l’assignation n’a pas pu interrompre le délai de prescription qui s’est écoulé comme si aucune assignation n’était intervenue (Cass. 2^e civ., 11 oct. 2001, n°9916.269).

La portée de cette dernière règle est considérable et doit retenir toute l’attention du praticien. En principe, la demande en justice — fût-elle introduite par une assignation ultérieurement annulée — interrompt la prescription (art. 2241 C. civ.). Mais la caducité produit un effet plus radical que la nullité : l’assignation caduque est réputée n’avoir jamais existé, de sorte que l’effet interruptif qui s’y attache est lui-même anéanti rétroactivement. Il en résulte que, si le délai de prescription a expiré entre la signification et le constat de la caducité, le demandeur se trouve forclos et ne pourra plus réintroduire valablement son action. Le défaut de placement, en apparence simple négligence procédurale, peut ainsi entraîner la perte définitive du droit d’agir.

2) Le placement de la requête

a) Modalités de placement

La procédure sur requête présente cette particularité d’être non-contradictoire. Il en résulte que la requête n’a pas vocation à être notifiée à la partie adverse, à tout le moins dans le cadre de l’introduction de l’instance.

Cette absence de contradiction au stade introductif explique, on le verra, que le placement de la requête obéisse à un régime sensiblement plus souple que celui de l’assignation : faute de signification préalable, aucun délai de placement n’a lieu d’être imposé, et c’est le dépôt même de l’acte qui, à lui seul, saisit la juridiction.

Aussi, la saisie de la juridiction s’opère par l’acte de dépôt de la requête auprès de la juridiction compétence, cette formalité n’étant précédée, ni suivi d’aucune autre.

L’article 845 du CPC prévoit en ce sens que « le président du tribunal judiciaire ou le juge des contentieux de la protection est saisi par requête dans les cas spécifiés par la loi. »

L’incise « dans les cas spécifiés par la loi » mérite d’être relevée : la requête n’est pas un mode introductif de droit commun, mais une voie d’exception, réservée aux hypothèses où un texte l’autorise expressément — notamment lorsque les circonstances commandent de déroger au principe de la contradiction. À défaut de texte, c’est l’assignation qui demeure la voie normale d’introduction de l’instance.

L’article 756 précise que « cette requête peut être remise ou adressée ou effectuée par voie électronique dans les conditions prévues par arrêté du garde des sceaux. »

L’alinéa 2 de cette disposition précise que, lorsque les parties ont soumis leur différend à un conciliateur de justice sans parvenir à un accord, leur requête peut également être transmise au greffe à leur demande par le conciliateur.

À cet égard, il convient d’observer que, désormais, à peine d’irrecevabilité que le juge peut prononcer d’office, la demande en justice doit être précédée, au choix des parties, d’une tentative de conciliation menée par un conciliateur de justice, d’une tentative de médiation ou d’une tentative de procédure participative, lorsqu’elle tend au paiement d’une somme n’excédant pas 5 000 euros ou lorsqu’elle est relative à une action en bornage ou aux actions visées à l’article R. 211-3-8 du Code de l’organisation judiciaire (art. 750-1 CPC).

Enfin, comme pour l’assignation, en application de l’article 769 du CPC, la remise au greffe de la copie de la requête est constatée par la mention de la date de remise et le visa du greffier sur la copie ainsi que sur l’original, qui est immédiatement restitué.

b) Convocation des parties défendeur

L’article 758 du CPC dispose que, lorsque la juridiction est saisie par requête, le président du tribunal fixe les lieu, jour et heure de l’audience.

La logique procédurale s’inverse ici par rapport à l’assignation. Dans l’assignation, c’est le demandeur qui obtient au préalable une date d’audience qu’il porte lui-même à la connaissance du défendeur ; dans la procédure sur requête, faute de tout échange préalable entre les parties, c’est la juridiction elle-même qui, après le dépôt, fixe l’audience et prend en charge la convocation du défendeur. Le rétablissement de la contradiction est ainsi assuré par le greffe, et non par le requérant.

Reste à en informer les parties :

• S’agissant du requérant
  • Il est informé par le greffe de la date et de l’heure de l’audience « par tous moyens »
  • On en déduit qu’il n’est pas nécessaire pour le greffe de lui communication l’information par voie de lettre recommandée.

• S’agissant du défendeur
  • L’article 758, al. 3 prévoit que le greffier convoque le défendeur à l’audience par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
  • À cet égard, la convocation doit comporter un certain nombre de mentions au nombre desquelles figurent :
    • La date ;
    • L’indication de la juridiction devant laquelle la demande est portée ;
    • L’indication que, faute pour le défendeur de comparaître, il s’expose à ce qu’un jugement soit rendu contre lui sur les seuls éléments fournis par son adversaire ;
    • Le cas échéant, la date de l’audience à laquelle le défendeur est convoqué ainsi que les conditions dans lesquelles il peut se faire assister ou représenter.
    • Un rappel des dispositions de l’article 832 du CPC qui prévoit que
    • « Sans préjudice des dispositions de l’article 68, la demande incidente tendant à l’octroi d’un délai de paiement en application de l’article 1343-5 du Code civil peut être formée par courrier remis ou adressé au greffe. Les pièces que la partie souhaite invoquer à l’appui de sa demande sont jointes à son courrier. La demande est communiquée aux autres parties, à l’audience, par le juge, sauf la faculté pour ce dernier de la leur faire notifier par le greffier, accompagnée des pièces jointes, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

L’auteur de cette demande incidente peut ne pas se présenter à l’audience, conformément au second alinéa de l’article 446-1. Dans ce cas, le juge ne fait droit aux demandes présentées contre cette partie que s’il les estime régulières, recevables et bien fondées. »

L’exigence de ces mentions n’est pas formelle : elle garantit l’effectivité des droits de la défense. La convocation doit en effet permettre au défendeur de mesurer l’enjeu du litige et de se déterminer en connaissance de cause — d’où l’avertissement, particulièrement protecteur, selon lequel son absence l’expose à un jugement rendu sur les seuls éléments adverses. La convocation joue ainsi, dans la procédure sur requête, le rôle d’information que l’assignation remplit dans la procédure de droit commun.

• • • Les modalités de comparution devant la juridiction
  • La convocation par le greffe du défendeur vaut citation précise l’article 758 du CPC.
  • Enfin, lorsque la représentation est obligatoire, l’avis est donné aux avocats par simple bulletin.
  • Par ailleurs, la copie de la requête est jointe à l’avis adressé à l’avocat du défendeur ou, lorsqu’il n’est pas représenté, au défendeur.

La règle selon laquelle la convocation « vaut citation » est essentielle : elle assimile la lettre recommandée du greffe à la signification d’une assignation, en ce qu’elle confère à la procédure son caractère contradictoire et lie l’instance à l’égard du défendeur. Quant à la jonction de la copie de la requête à l’avis, elle assure que le défendeur ne soit pas simplement convoqué dans l’ignorance des prétentions dirigées contre lui : il reçoit, en même temps que la date d’audience, l’exposé de la demande à laquelle il aura à répondre.

3) Le placement de la requête conjointe

a) Modalités de placement

La requête conjointe se signale par sa nature consensuelle : elle émane non d’une partie agissant contre une autre, mais des deux parties ensemble, qui décident de soumettre d’un commun accord leur différend au juge. Cette origine partagée explique la simplicité du régime de son placement, dépouillé de toute exigence destinée à protéger un adversaire — puisqu’il n’y a, à proprement parler, pas d’adversaire surpris par la saisine.

L’article 756 du CPC prévoit que « dans les cas où la demande peut être formée par requête, la partie la plus diligente saisit le tribunal par la remise au greffe de la requête. » La saisine de la juridiction compétente s’opère ainsi de la même manière que pour la requête « ordinaire ».

La requête peut, de sorte, également être remise ou adressée ou effectuée par voie électronique dans les conditions prévues par arrêté du garde des Sceaux à intervenir.

Le dépôt de la requête suffit, à lui-seul, à provoquer la saisine du Tribunal judiciaire. À la différence de l’assignation, aucun délai n’est imposé aux parties pour procéder au dépôt. La raison en est que la requête n’est pas signifiée, de sorte qu’il n’y a pas lieu de presser les demandeurs.

Ce trait achève de marquer l’opposition de régime entre l’assignation et la requête. Le délai d’enrôlement, on l’a vu, n’a de fonction qu’au regard d’une date d’audience préalablement communiquée et d’un défendeur déjà assigné, qu’il s’agit de ne pas laisser dans l’incertitude ; ici, aucune de ces considérations n’a cours, puisque les parties sont d’accord et que la saisine procède de leur démarche commune. L’absence de délai, loin d’être une lacune, est la conséquence logique du caractère conjoint de l’acte.

En application de l’article 769 du CPC La remise au greffe de la copie de la requête est constatée par la mention de la date de remise et le visa du greffier sur la copie ainsi que sur l’original, qui est immédiatement restitué.

b) Convocation des parties

L’article 758 du CPC prévoit que, lorsque la requête est signée conjointement par les parties, cette date est fixée par le président du tribunal ; s’il y a lieu il désigne la chambre à laquelle elle est distribuée.

Consécutivement à la fixation de la date d’audience, les parties en sont avisées par le greffier.

Aucune convocation par lettre recommandée n’a, ici, de raison d’être : puisque les deux parties sont à l’origine de la saisine, il n’est pas besoin de garantir à l’une d’elles qu’elle a bien été informée de l’instance dirigée contre elle. Le simple avis du greffier, portant la date d’audience à leur connaissance, suffit. On retrouve, là encore, le principe directeur de la matière : l’intensité des formalités d’information décroît à mesure que s’efface le risque qu’une partie soit jugée sans avoir été régulièrement appelée.

B) L’enregistrement de l’affaire au répertoire général

Une fois l’acte introductif placé, et donc la juridiction saisie, l’affaire doit recevoir une existence officielle dans les registres du greffe : tel est l’objet de l’inscription au répertoire général, seconde étape de la saisine.

L’article 726 du CPC prévoit que le greffe tient un répertoire général des affaires dont la juridiction est saisie. C’est ce que l’on appelle le rôle.

Le répertoire général indique la date de la saisine, le numéro d’inscription, le nom des parties, la nature de l’affaire, s’il y a lieu la chambre à laquelle celle-ci est distribuée, la nature et la date de la décision

Ces mentions remplissent une double fonction. Elles assurent, d’une part, la traçabilité de l’affaire : la date de saisine fixe le point de départ des délais procéduraux — notamment celui de la péremption d’instance —, tandis que le numéro d’inscription, dit numéro de rôle, identifie le dossier de manière univoque tout au long de la procédure. Elles assurent, d’autre part, la publicité de la justice : le répertoire général, registre public, permet de connaître l’existence et l’état des litiges portés devant la juridiction.

Consécutivement au placement de l’acte introductif d’instance, il doit inscrire au répertoire général dans la perspective que l’affaire soit, par suite, distribuée.

L’inscription au répertoire constitue ainsi le préalable nécessaire à la distribution de l’affaire, c’est-à-dire à son attribution à une chambre déterminée du tribunal, à charge pour celle-ci d’en assurer l’instruction. Le répertoire général joue, de la sorte, le rôle de pivot entre la saisine et le traitement juridictionnel proprement dit.

C) La constitution et le suivi du dossier

Consécutivement à l’enrôlement de l’affaire, il appartient au greffier de constituer un dossier, lequel fera l’objet d’un suivi et d’une actualisation tout au long de l’instance.

Là où le répertoire général n’est qu’un registre synthétique recensant les affaires, le dossier en est le support matériel et exhaustif : il rassemble physiquement — ou, de plus en plus, sous forme dématérialisée — l’ensemble des éléments de la procédure, depuis l’acte introductif jusqu’à la décision finale. Il constitue ainsi la mémoire de l’instance.

1) La constitution du dossier

L’article 727 du CPC prévoit que pour chaque affaire inscrite au répertoire général, le greffier constitue un dossier sur lequel sont portés, outre les indications figurant à ce répertoire, le nom du ou des juges ayant à connaître de l’affaire et, s’il y a lieu, le nom des personnes qui représentent ou assistent les parties.

Sont versés au dossier, après avoir été visés par le juge ou le greffier, les actes, notes et documents relatifs à l’affaire.

Y sont mentionnés ou versés en copie les décisions auxquelles celle-ci donne lieu, les avis et les lettres adressés par la juridiction.

Lorsque la procédure est orale, les prétentions des parties ou la référence qu’elles font aux prétentions qu’elles auraient formulées par écrit sont notées au dossier ou consignées dans un procès-verbal.

Cette dernière précision n’est pas indifférente. Dans la procédure écrite, les prétentions et moyens sont fixés par les conclusions versées au dossier, qui en conservent la trace ; dans la procédure orale, où les parties peuvent débattre à l’audience sans écrit préalable, le dossier — ou le procès-verbal — supplée à l’absence d’écritures en consignant ce qui a été soutenu. Le dossier remplit ainsi une fonction probatoire essentielle : il atteste de la teneur des prétentions, condition de leur prise en compte par le juge.

Ainsi, le dossier constitué par le greffe a vocation à recueillir tous les actes de procédure. C’est là le sens de l’article 769 du CPC qui prévoit que « la remise au greffe de la copie d’un acte de procédure ou d’une pièce est constatée par la mention de la date de remise et le visa du greffier sur la copie ainsi que sur l’original, qui est immédiatement restitué. »

2) Le suivi du dossier

Une fois l’affaire introduite, enrôlée et distribuée, encore faut-il que la juridiction soit en mesure d’en suivre le cheminement, de l’audience d’ouverture jusqu’au prononcé du jugement. Tel est l’objet des règles relatives au suivi du dossier, lesquelles confient au greffe une mission documentaire et probatoire essentielle : conserver la trace écrite de l’instance, en garantir l’intégrité et permettre, à tout instant, d’en connaître l’état d’avancement.

a) La conservation et la tenue à jour du dossier

L’article 771 du Code de procédure civile prévoit que le dossier de l’affaire doit être conservé et tenu à jour par le greffier de la chambre à laquelle l’affaire a été distribuée. Cette obligation n’est pas purement matérielle : elle commande la régularité de l’instance, car c’est sur la foi du dossier que le juge de la mise en état apprécie l’état d’avancement de la cause et que la formation de jugement statue. Un dossier incomplet ou désordonné expose à des incidents — communication tardive, pièce égarée, conclusions non visées — susceptibles d’affecter le respect du principe de la contradiction.

Pour rendre ce suivi opérant, il est établi une fiche permettant de connaître à tout moment l’état de l’affaire. Cette fiche, véritable tableau de bord de l’instance, retrace les étapes franchies — date d’enrôlement, désignation de la chambre, calendrier de mise en état, dates d’audience — de telle sorte que la juridiction puisse, sans rouvrir l’intégralité du dossier, situer la procédure dans son déroulement.

b) Le registre d’audience

En application de l’article 728 du Code de procédure civile, le greffier de la formation de jugement doit tenir un registre où sont portés, pour chaque audience :

• La date de l’audience ;
• Le nom des juges et du greffier ;
• Le nom des parties et la nature de l’affaire ;
• L’indication des parties qui comparaissent elles-mêmes dans les matières où la représentation n’est pas obligatoire ;
• Le nom des personnes qui représentent ou assistent les parties à l’audience.

Le greffier y mentionne également le caractère public ou non de l’audience, les incidents d’audience et les décisions prises sur ces incidents. L’indication des jugements prononcés est portée sur le registre, lequel est signé, après chaque audience, par le président et le greffier.

La portée de ce registre dépasse la simple commodité administrative. En consignant la composition de la formation de jugement, la qualité des comparants et le caractère public ou non des débats, il constitue un instrument de preuve de la régularité de la procédure : il atteste, par exemple, que la juridiction a statué dans une composition régulière et que la publicité des débats — ou, le cas échéant, la chambre du conseil — a été respectée. La signature conjointe du président et du greffier confère à ces mentions une force probante particulière, en sorte que le registre fait foi, jusqu’à preuve contraire, des énonciations qu’il contient.

c) La transmission du dossier en cas de recours ou de renvoi après cassation

Le suivi du dossier ne s’arrête pas au prononcé du jugement de première instance. L’article 729 du Code de procédure civile précise qu’en cas de recours ou de renvoi après cassation, le greffier adresse le dossier à la juridiction compétente, soit dans les quinze jours de la demande qui lui en est faite, soit dans les délais prévus par des dispositions particulières.

Cette transmission garantit la continuité de l’instance d’un degré de juridiction à l’autre — ou, après cassation, vers la juridiction de renvoi — en assurant que le juge saisi du recours dispose de l’intégralité des éléments sur lesquels la première décision a été rendue. Le greffier établit, s’il y a lieu, copie des pièces nécessaires à la poursuite de l’instance, de manière à concilier la transmission du dossier originel avec la conservation, au sein de la juridiction initiale, des éléments dont elle pourrait demeurer dépositaire. Le délai de quinzaine, conçu comme un délai de diligence, tend à éviter que la lenteur de la transmission matérielle ne paralyse l’exercice effectif des voies de recours.

d) La dématérialisation du dossier et du registre

Depuis l’adoption du décret n° 2005-1678 du 28 décembre 2005, il est admis que le dossier et le registre soient tenus sur support électronique, à la condition que le système de traitement des informations en garantisse l’intégrité et la confidentialité et permette d’en assurer la conservation.

Cette ouverture à la dématérialisation s’inscrit dans le mouvement plus large de modernisation de la justice civile, dont la communication électronique entre les auxiliaires de justice et les juridictions constitue le prolongement le plus tangible. Elle n’emporte toutefois aucun affaiblissement des garanties attachées au support papier : les trois exigences cardinales — intégrité (le contenu ne peut être altéré sans que l’altération soit décelable), confidentialité (l’accès est réservé aux personnes habilitées) et conservation (la pérennité des données est assurée dans le temps) — conditionnent la validité du procédé électronique. À défaut, le support dématérialisé ne saurait se substituer valablement au dossier et au registre tenus dans les formes traditionnelles.